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Data Base Coordinator/coordonnateur de la base de données

Company: Montfort Hospital Foundation
Date Posted: September 22, 2017

Montfort logo

 

La mission de la Fondation de l’Hôpital Montfort est de solliciter, recevoir, maintenir et administrer des fonds pour le développement, l’expansion et la promotion des objectifs de l’Hôpital Montfort dans les domaines de la santé, de la recherche et de l’enseignement du bien-être des communautés. 

Sommaire des fonctions  

En tant que représentant de première ligne de la Fondation, le titulaire du poste veillera à maintenir un profil de relations publiques positif pour la Fondation de l’Hôpital Montfort en répondant à toutes les demandes de renseignements téléphoniques acheminées à la réception principale et en accueillant les visiteurs qui s’y présentent de façon professionnelle et efficace. Soutien pratique de la base de données de gestion philanthropique ProDon, le titulaire du poste possède une solide connaissance des bases de données et de leur utilisation pour la collecte de fonds et l'engagement du public - gestion des rapports avec les donateurs et bénévoles, campagnes, segmentation, pistage et analyse des tendances.  Il traitera les prélèvements de fonds, les lettres et les reçus aux fins d’impôts et coordonnera le programme de déduction et le programme de prélèvement de fonds mensuel. 

 

Dans la mesure du possible, le titulaire doit également posséder des connaissances en graphisme (Microsoft Publisher, Suite Adobe Creative), afin de concevoir des documents selon les besoins, tels que :   lettres de publipostage, brochures, bulletins électroniques, bannières Web, invitations et la conception et l’intégration du contenu pour les médias sociaux.

Le titulaire consignera sans tarder et avec exactitude les dons de charité versés à la Fondation et accomplira d’autres tâches de nature administrative liée à la gestion des dons.

Tâches principales et responsabilités

  • Accueillir les visiteurs de passage et veiller à répondre à leurs besoins ou à leurs demandes ;
  • Répondre aux appels téléphoniques acheminés à la réception principale ;
  • Répondre aux demandes de renseignements généraux ou rediriger les appels au besoin ;
  • Recevoir les dons effectués en personne et par téléphone ;
  • Trier les dons et les regrouper en séries en fonction des catégories de recettes et des campagnes et attribuer les codes appropriés ;
  • Saisir les données concernant tous les dons, leur affichage, les reçus produits et les accusés de réception ;
  • Afficher tous les dons ;
  • Configurer ProDon et le modèle du logiciel d’opérations bancaires en vue des transferts électroniques de fonds (TEF) ;
  • Une fois par mois, mettre à jour les séries de TEF concernant les dons périodiques dans ProDon; établir la balance des transactions de TEF à partir de ProDon; faire les ajustements nécessaires dans le logiciel ;
  • Imprimer et poster tous les reçus de dons (de façon continue) ;
  • Créer des dossiers dans ProDon pour les nouveaux donateurs ;
  • Vérifier les adresses des donateurs et les tenir à jour ;
  • Saisir les transactions relatives aux dons dans la base de données ;
  • Coder les dossiers selon les préférences des donateurs (p. ex., un seul envoi postal par année, notes, etc.) ;
  • Clôturer les séries en s’assurant, pour chaque série, que le total fourni par ProDon correspond à celui du dépôt ;
  • Corriger les erreurs en cas d’écart entre les deux totaux et apposer sa signature pour confirmer que la série a été saisie dans le système ;
  • Communiquer avec les salons funéraires de la région de la capitale nationale et l’est ontarien afin de s’assurer qu’ils ont suffisamment de cartes de dons commémoratifs, remettre ces cartes aux particuliers qui en font la demande ;
  • Mettre à jour la liste de diffusion lorsque de nouvelles étiquettes sont nécessaires pour les envois postaux ;
  • Rédige des requêtes pour grouper l'information relative aux dons, aux constituants l'exportation et l’importation des constituants tirées de Prodon ;
  • Prépare les manuels de procédures requis pour assurer la formation et préserver le savoir institutionnel ;
  • Établit et maintient les codes requis dans ProDon - dons, demandes d'appui, campagnes d'engagement du public, fonds, préférences et segments des donateurs et des bénévoles ;
  • Fournit l'aide et le soutien requis pour assurer la pertinence et l'actualisation des dossiers des donateurs dans ProDon (contrôle des doubles, qualité des formules d'appel et de salutation, suivi des mises à jour nationales des changements d'adresse de Postes Canada) ;
  • Établit divers rapports sur demande dans ProDon ;
  • Résout les problèmes relatifs à base de données ;
  • Crée et conçoit divers rapports dans Prodon pour aider la direction à contrôler et analyser les données relatives aux revenus mensuels, à l'engagement du public et aux programmes de dons substantiels et de dons planifiés ;

Administration du bureau

  • Fournis l’aide requise à l’équipe incluant photocopie, envoi de courrier et maintien des systèmes de classement papier et électronique ;
  • Assiste dans les travaux de conception d’images et de mise en page de publications, invitations, présentations, et autres, en utilisant les programmes d’Adobe, de Photoshop, de PowerPoint, et autres.

Autres tâches

  • Crée et maintient à jour un guide d’emploi concernant les tâches requises à la réception, ainsi que met à la disposition du personnel, qui occasionnellement prend place à la réception, formulaires et autres ;
  • Exécute d’autres tâches et donne son appui occasionnellement dans des projets tels que la présidente-directrice générale l’exige ;
  • Participe aux réunions destinées au personnel, aux sessions de planification, d’esprit d’équipe, et autres tel que requis ; et
  • Participe et apporte son aide administrative et de logistique en général, et dans les situations d’événements spéciaux.

Effectue toute autre tâche qui lui est confiée.

Connaissances, aptitudes ET QUALITÉ

  • 3 à 5 ans d'expérience dans un environnement de bureau et dans les bases de données, de préférence avec ProDon;
  • Poursuivre l’agrément comme professionnel en collecte de fonds de la CFRE est un atout
  • Capacité avérée d'organiser le travail et de fixer des priorités, de travailler indépendamment et en équipe dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide;
  • Dynamisme et créativité avec une passion pour le service à la clientèle et les relations avec les donateurs;
  • Excellentes facultés d'analyse ;
  • Réflexion stratégique et créativité dans la résolution de problèmes en vue de favoriser l'atteinte des objectifs de la fondation et de l'équipe ;
  • Souci du détail ;
  • Solides compétences en relations interpersonnelles et en communication orale et écrite dans les deux langues officielles ;
  • Connaissance générale des diverses techniques de collecte de fonds, notamment le publipostage ;
  • Connaissance des procédures financières relatives à l'enregistrement des dons ;
  • Habileté à faire preuve de discrétion et de jugement lors du maniement d'information délicate et confidentielle ;
  • Compétences solides en informatique, y compris la maîtrise de MS Office et d’autres logiciels de gestion philanthropique ainsi que des plateformes de gestion du contenu Web;
  • Souci important du détail et de l’organisation avec un intérêt manifeste pour le service à la clientèle;
  • Respect des valeurs et des différences que tous les membres d’une petite équipe contribuent à un milieu de travail; capacité de s’adapter à des démarches différentes et de faire preuve de souplesse pour changer de direction;
  • Bilinguisme : la maîtrise de l’anglais et du français est requise
  • Engagement envers la mission et le travail de la Fondation de l’Hôpital Montfort.

Ampleur

Niveau d’aptitude exigé en matière de résolution de problèmes de façon autonome :

Le titulaire du poste effectue la majorité de son travail sans en référer à la présidente-directrice générale, et doit donc posséder un minimum d’aptitudes à la résolution de problèmes. Il est cependant tenu de confier les situations complexes à la présidente-directrice générale. Il doit faire preuve de tact et de discrétion lorsqu’il répond aux demandes des donateurs, des bénévoles et du grand public.

Complexité du travail : Le titulaire du poste est tenu d’offrir des services dans les deux langues officielles. De plus, il doit être à l’aise de traiter avec un vaste éventail de personnes et faire preuve de sensibilité dans ses rapports avec les membres des familles endeuillées. 

 

PRISE DE DÉCISIONS ET RESPONSABILISATION  

Contacts (à l’interne et à l’externe) : À l’interne, le titulaire du poste doit collaborer avec les employés de la Fondation et de l’Hôpital Montfort. À l’externe, il doit interagir avec le grand public, les donateurs et les bénévoles. 

Demandes de renseignements : Le titulaire du poste répond aux demandes de renseignements généraux de même qu’aux questions des donateurs lorsqu’elles se rapportent aux dons, aux reçus ou au programme de dons commémoratifs. Les demandes de nature complexe doivent être acheminées à la présidente-directrice générale.

Remerciements/Reconnaissance : Le titulaire du poste aide à préparer les lettres de remerciements destinées aux donateurs (correspondance volumineuse et régulière qui doit être expédiée au moment opportun), notamment en rédigeant les lettres visant à reconnaître un don commémoratif. Il peut également remercier les donateurs de vive voix lorsqu’ils font leur don en personne.

Donateurs : Le titulaire du poste a des échanges généraux avec les donateurs, notamment pour répondre aux demandes de renseignements généraux et à l’occasion des activités organisées par la Fondation. 

Bénévoles : Le titulaire du poste a des échanges généraux avec les bénévoles, notamment pour répondre à leurs questions et les accueillir à l’occasion des activités de la Fondation.

Incidence/Conséquences des erreurs : Les erreurs sont susceptibles d’avoir des répercussions sur la crédibilité de la Fondation. Les erreurs pouvant couramment être associées à ce poste ont trait, par exemple, au codage, à la production des reçus ou aux accusés de réception, ou encore prennent la forme d’un manque de discrétion ou d’un service à la clientèle de piètre qualité.

Responsabilité financière : Le titulaire du poste doit s’assurer que toutes les transactions relatives aux dons sont entrées correctement dans Prodon. 

Reddition de comptes : Ce poste relève de la présidente-directrice générale.

Rémunération

Le salaire sera établi en fonction de l’expérience.

La Fondation de l’Hôpital Montfort offre une gamme complète d’avantages sociaux (régime de retraite et assurance collective).

Durée de l’emploi

Ceci est un poste à temps plein (37,5 heures/semaine).

Si vous êtes à la recherche d’un emploi intéressant et faire partie d’une équipe dynamique, veuillez nous faire connaître vos intérêts en nous faisant parvenir votre curriculum vitae et une lettre d’accompagnement qui décrit comment vos qualifications et votre expérience satisfont les exigences de l’emploi. Envoyez le tout à fondation@montfort.on.ca en précisant « Coordonnateur de la base de données » comme objet du courriel d’ici le vendredi 29 septembre 2017.

 


 

The Montfort Hospital Foundation's mission is to solicit, receive, administer and expend funds and the income derived therefrom, for the purposes of developing, expanding and promoting healthcare in our community, as well as research and teaching for the Montfort Hospital. 

JOB SUMMARY

As a front-line representative of the Foundation, the Database Coordinator will strive to maintain the Montfort Hospital Foundation's positive public relations profile by responding to all telephone inquiries and by welcoming visitors in a professional and efficient manner. Given the Coordinator's vital role in providing support for the Foundation's ProDon Philanthropic Management Database, he or she will possess solid skills in the area of database administration and the use of electronic data in fundraising and engaging the public – managing relationships with donors and volunteers, conducting campaigns, audience segmentation, identifying, tracking and analyzing trends. The Coordinator will be responsible to produce donor letters and income tax receipts and will administer payroll deduction and monthly donation programs. 

To the extent possible, the Data Base Coordinator will also possess graphic design skills (Microsoft Publisher, Adobe Creative Suite) for the production of documents (solicitation letters, brochures, e-newsletters, web banners, invitations) and to support the incorporation of content into social media platforms.

The Database Coordinator will also deposit charitable donations made to the Foundation accurately and without delay as well as carry out various administrative tasks related to the management of donations.

Specific Duties and Responsibilities include:

  • Welcome visitors and strive to meet their needs and requests;
  • Answer phone calls forwarded to the Foundation’s main reception line;
  • Respond to general information requests or redirect calls as needed;
  • Receive donations made in person or by telephone;
  • Sort donations and group them by funding category and by campaign, assigning appropriate codes to each;
  • Capture data concerning all donations, posting of donations, receipts generated and acknowledgements of receipt;
  • Post all donations;
  • Configure ProDon and banking transaction software to facilitate electronic funds transfers (EFTs);
  • Once a month, update EFTs related to recurring donations in ProDon; balance EFT transactions in ProDon; make appropriate adjustments to the software;
  • Print and mail all donations receipts on an ongoing basis;
  • Create files in ProDon for new donors;
  • Verify and update donor addresses;
  • Capture donation-related transactions in the database;
  • Code donor files according to their stated preferences (e.g. mail sent only once a year, special notes, etc.);
  • Close categories by ensuring that each total generated by ProDon corresponds with actual deposit totals;
  • Correct errors when two totals do not reconcile and affix signature to confirm that the group has been flagged in the system;
  • Communicate with funeral homes in the National Capital Region and in Eastern Ontario to ensure that they have an adequate supply of memorial donation cards and send cards to individuals who request them;
  • Update recipient lists when new labels are required for mail-outs;
  • Conceive and create various reports in ProDon to help management control and analyze data related to monthly donations, public engagement, major gift programs and planned giving;
  • Construct queries to create data groupings regarding donations or specific target groups and export/import pertinent information extracted from ProDon;
  • Prepare procedure manuals required for training and the preservation of institutional knowledge;
  • Establish and maintain codes as required in ProDon – donations, support requests, public awareness campaigns, funds, preferences and donor/volunteer segments;
  • Supply the help and support required to ensure the pertinence and regular updating of donor files in ProDon (eliminate duplicates, quality of forms of salutation, follow-up on national Canada Post change of address updates);
  • Generate various reports from ProDon as required;
  • Resolve database-related problems;

Office Administration

  • Lend necessary assistance to the team, including photocopying, mail-outs and the management of paper and electronic filing systems;
  • Assist in the production, design and layout of publications, invitations, presentations and other collateral material using Adobe Creative Suite, Photoshop, PowerPoint and other software platforms.

Other tasks 

  • Create and update an employee manual surrounding reception tasks and supply forms and other useful items for staff who may occasionally fill in at the reception desk;
  • Execute other tasks and provide occasional support for various projects as required by the President and CEO;
  • Participate in staff meetings, planning sessions, team-building and other activities as required; and
  • Participate and provide administrative and logistical help in general as well as at special events and carry out any other assigned task.

Skills and Knowledge

  • 3 to 5 years' experience in an office environment and in database management, preferably with ProDon or Raiser’s Edge;
  • Proven capacity to organize workloads, set priorities, work under pressure and meet deadlines;
  • Excellent analytical skills;
  • Ability to apply strategic thinking and creativity in problem-solving in order to meet objectives set by the President and CEO; 
  • Attention to detail;
  • Solid interpersonal, oral and written communication skills in both official languages;
  • General knowledge of various fundraising techniques, notably direct mail;
  • Knowledge of financial procedures related to the posting of donations;
  • Ability to exercise discretion and judgment in handling delicate and confidential information;
  • Commitment to the mission and work of the Montfort Hospital Foundation. 

Decision Making & Accountability 

The Database Coordinator carries out the majority of assigned tasks without involving the President and CEO and therefore must possess a certain level of problem-solving ability. It is, however, necessary to refer complex situations to the President and CEO. The Coordinator must also show tact and discretion in responding to requests from donors, volunteers and the general public. 

Complexity of work: The Database Coordinator is required to offer services in both official languages. He or she must furthermore be comfortable in dealing with a wide range of people and show sensitivity in interactions with bereaved family members.

Interactions (internal and external): Internally, the Coordinator must collaborate with the employees of the Montfort Hospital Foundation. Externally, he or she must interact with members of the public, donors and volunteers. 

Information requests: The Database Coordinator responds to general information requests as well as donor questions relating to donations, receipts or memorial donations. Complex requests are referred to the President and CEO.

Thanks and Recognition: The Database Coordinator helps prepare letters of thanks directed to donors (high volume of correspondence that must be sent in a timely fashion), most notably letters recognizing a memorial gift. He or she may also thank donors face-to-face when they make a contribution in person.

Donors: The Database Coordinator has general exchanges with donors, notably to answer routine information requests and during activities organized by the Foundation.

Volunteers: The Database Coordinator has general exchanges with volunteers, notably to answer their questions and to welcome them at Foundation activities.

Mistakes and their consequences: Mistakes can have repercussions on the credibility of the Foundation. Errors which might easily occur in this position may have to do, for example, with coding, with the generation of receipts or acknowledgement of donations. They might also be related to a lack of discretion or poor customer service. 

Financial responsibility: The Database Coordinator must ensure that all donation-related transactions are correctly entered in ProDon.

Accountability: This position reports to the President and CEO.

Compensation

Salary will be dependent upon experience.

The Montfort Hospital Foundation offers a comprehensive benefits package (pension plan and health & insurance benefits).

Term

This position is a full-time (37.5 hours/week) position.

If you are looking for a challenge and an opportunity to be part of dynamic team,  please indicate your interest by forwarding a resume and covering letter addressing how your qualifications and experience meet the requirements for the position to foundation@montfort.on.ca under the subject “Data Base Coordinator” by Friday, September 29, 2017.