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Database Administrator and Prospect Researcher / Administrateur de base de données et agent de recherche de financement

Company: Université Saint-Paul
Date Posted: September 1, 2016

Reporting to the Chief Advancement Officer, the Database Administrator and Prospect Researcher is a vital resource to alumni and development staff, the campaign, as well as internal academic and administrative leaders (rector, vice-rectors, deans, directors) in applying Raiser's Edge to achieve transformational/institution-wide priorities. Responsibilities for this team member will include managing the institution’s alumni, donor and prospect database to ensure overall accuracy and integrity, providing end-user training and support services, establishing and maintaining annual fund/campaign dashboards, as well as executing complex data importing, exporting, extraction and analysis of data.

Specific duties will include producing analytical, annual fund and campaign reports for review by internal and external stakeholders (e.g. campaign cabinet, council of administration, executive committee), establishing a moves management system based on active prospect identification/segmentation, production of bilingual donor recognition correspondence, and complete oversight for departmental digital and print records. This position is responsible for comprehensive prospect profile generation, assisting in the development and implementation of policies/procedures related to data capturing and management, oversight for on-line giving tools, development of targeted mailing lists, as well as complex monthly internal financial reconciliation processes.

The Database Administrator and Prospect Researcher is responsible for all technology requirements for the Office of Alumni and Development and the campaign as related to software knowledge and technical support, as well as other duties as required.


  • Manage the daily operation of the database (Blackbaud’s Raiser's Edge), which tracks an alumni constituency, as well as gift/financial and other profile information on corporate, foundation, individual, religious community supporters and prospects, which makeup a constituency of  18,000+ records.
  • Generate timely acknowledgement letters and tax receipts for all donations, pledge and past-due reminders, in compliance with Revenue Canada guidelines.
  • Develop and produce queries, donor profiles, dashboards, custom reports, a donor moves management system and mailing lists to support departmental goals.
  • Maintain the annual fund and campaign dashboards.
  • Manage data mergers.
  • Serve as an active prospect researcher, targeting prospects for program visits and moving annual donors through the donor pyramid into the next giving level. Make creative connections between and among people, organizations, events and programs.
  • Create weekly and quarterly reports and maintain an alumni/fundraising calendar for development and alumni relations planning and reporting.
  • Coordinate and plan for future data conversions/upgrades as needed.
  • Serve as liaison with our Finance team for reconciliation of records.
  • Maintain and enhance on-line giving resources and reconcile records with Finance team.
  • Develop and maintain efficient systems for data cleansing, data entry, alumni constituency data continuous improvement, gift processing, prospect research, and relationship management.
  • Reconcile records in donor database and finance database with Finance team on a monthly basis.
  • Update and maintain record of all tracking fund codes and assign codes per database protocols.
  • Ensure database integrity by conducting regular audits of data.
  • Train current and new users on use of the database, including data entry protocols, codes, and how to run queries and reports. 
  • Make recommendations on data organization and integrity; develop best practices; train staff in best practices and enforce procedures.
  • Maintain the departmental on-line and hard-copy filing systems.

 Other Responsibilities

  • Respond to inquiries by internal and external stakeholders
  • Proactively participate in team and departmental meetings, providing updates on activities and suggestions for how database and operations processes can be improved.
  • Maintain knowledge of new developments and features of online database/giving systems.
  • Cross-train and back-up duties and responsibilities of department colleagues.
  • Overall responsibility for all departmental hard copy and electronic filing systems.
  • Assist with other tasks, as assigned.
  • Stay current on best practices relevant to database management in the nonprofit sector.

Education and Experience

  • Requires a post-secondary diploma in a relevant field.
  • Blackbaud Professional level certification would be a definite asset.
  • Three to five years of experience in managing a complex database, preferably in an education or not-for-profit environment.
  • Advanced working knowledge of Blackbaud's Raiser's Edge and Microsoft Office products. Experience in research using multiple on-line sources. Practical knowledge of current on-line giving products. Aptitude for the management and effective use of information systems.
  • A demonstrated advanced experience of word processing (Word), electronic spreadsheet (Excel), presentation (Power Point) and electronic mail (Outlook) is required.
  • Must demonstrate a high level of bilingualism, be a team player, work independently when necessary and possess excellent oral and written communication skills.
  • Commitment to maintaining confidentiality and a high degree of accuracy in donor records is required.

Other Skills/Abilities

  • Demonstrated ability to develop programs targeting donors of a specific profile and interest. 
  • Knowledge of Revenue Canada guidelines relating to issuance of income tax receipts and eligibility of donations, as well as major gift fundraising strategies and statistical analysis of campaigns. 
  • Working knowledge of endowed fund agreements, wills and bequests, and the Freedom of Information and Privacy Act as related to professional fundraising. 
  • Excellent organization skills with an ability to prioritize and multitask.
  • A concern for order and quality; client focus; analytical thinking; sense of urgency; teamwork and cooperation; planning and initiative.

If you’re interested in this position, please visit our website at and apply online, by no later than September 19, 2016.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

This advertisement is addressed to Canadian citizens and permanent residents of Canada. Saint Paul University invites applications from all qualified persons, including women, members of visible and ethnic minorities, Indigenous people, and people with disabilities.

Relevant du chef des opérations philanthropiques, l’administrateur de base de données et agent de recherche de financement est une ressource vitale pour le personnel du bureau des diplômés et du développement, la campagne, ainsi que les dirigeants universitaires et administratifs (recteurs, vice-recteurs, doyens, directeurs) internes dans l’utilisation de Raiser’s Edge pour atteindre des priorités transformationnelles et à l’échelle de l’établissement. Les responsabilités de ce membre de l’équipe seront entre autres de gérer la base de données des diplômés, des donateurs et des donateurs potentiels de l’établissement afin d’en garantir la précision et l’intégrité globales, d’offrir de la formation et des services de soutien pour les utilisateurs finaux, d’établir et tenir à jour des tableaux de bord pour le financement annuel et la campagne, et d’effectuer des opérations complexes d’importation, d’exportation, d’extraction et d’analyse des données.

Ses tâches spécifiques seront entre autres de produire des rapports analytiques sur le financement annuel et la campagne à l’attention des parties prenantes à l’interne et à l’externe (p. ex. : le cabinet de campagne, le conseil d’administration, le comité exécutif), d’établir un processus de suivi des donateurs basé sur l’identification et la segmentation actives des donateurs potentiels, de rédiger la correspondance de reconnaissance envers les donateurs, et d’assurer la surveillance complète des données électroniques et papier du service. Le titulaire de ce poste sera responsable de générer des profils complets de donateurs potentiels, de collaborer au développement et à la mise en œuvre de politiques et procédures liées à la collecte et à la gestion des données, de veiller au fonctionnement des outils de don en ligne, de créer des listes de diffusion ciblées ainsi que d’effectuer les processus complexes de rapprochement financier mensuels.

L’administrateur est responsable de tous les besoins technologiques du bureau des diplômés et du développement ainsi que de la campagne en ce qui a trait aux connaissances relativement aux logiciels et au soutien technique, ainsi que d’autres tâches, au besoin.


  • Effectuer la gestion quotidienne de la base de données (Raiser’s Edge de Blackbaud) qui assure le suivi d’un bassin de diplômés et regroupe des renseignements sur les dons, le financement et d’autres informations sur les profils des donateurs et donateurs potentiels parmi les sociétés, les fondations, les individus et les communautés religieuses, ce qui totalise plus de 18 000 dossiers.
  • Générer rapidement des accusés de réception et des reçus fiscaux pour tous les dons ainsi que des rappels de promesses de dons et de retards, conformément aux lignes directrices de Revenu Canada.
  • Mettre au point et produire des demandes, des profils de donateurs, des tableaux de bord, des rapports personnalisés, un processus de suivi des donateurs et des listes de diffusion pour atteindre les objectifs du service.
  • Tenir à jour les tableaux de bord pour le financement annuel et la campagne.
  • Gérer les fusions de données.
  • Mener des recherches actives sur les donateurs potentiels, cibler des candidats potentiels pour les visites de programme et faire avancer les donateurs annuels au prochain niveau de la pyramide des dons. Faire des liens créatifs entre les gens, les organisations, les événements et les programmes.
  • Rédiger des rapports hebdomadaires et trimestriels et tenir à jour un calendrier de collecte de fonds auprès des diplômés pour le développement ainsi que pour la planification et le suivi des relations avec les diplômés.
  • Coordonner et planifier les conversions et mises à niveau de données futures lorsque nécessaire.
  • Assurer la liaison avec notre équipe des finances pour le rapprochement des dossiers.
  • Tenir à jour et améliorer les ressources de don en ligne et rapprocher les dossiers avec l’équipe des finances.
  • Mettre au point et tenir à jour des systèmes efficaces de nettoyage des données, de saisie des données, d’amélioration continue des données sur les diplômés, de traitement des dons, de recherche de donateurs potentiels et de gestion des relations.
  • Rapprocher les dossiers de la base de données des donateurs avec ceux de la base de données de l’équipe des finances sur une base mensuelle.
  • Mettre à jour et conserver un registre de tous les codes de suivi des dons et assigner des codes selon les protocoles de la base de données.
  • Assurer l’intégrité de la base de données en effectuant des vérifications régulières des données.
  • Former les utilisateurs actuels et nouveaux à utiliser la base de données, notamment sur les protocoles de saisie de données, les codes et la marche à suivre pour exécuter des requêtes et des rapports.
  • Faire des recommandations sur l’organisation et l’intégrité des données; élaborer des meilleures pratiques; former le personnel aux meilleures pratiques et faire appliquer les procédures.
  • Tenir à jour les systèmes de classement en ligne et papier du service.

Autres responsabilités

  • Répondre aux demandes de parties prenantes à l’interne et à l’externe.
  • Participer de façon proactive aux rencontres d’équipe et de service en offrant des mises à jour sur les activités et des suggestions pour améliorer les bases de données et leur exploitation.
  • Rester au fait des nouveaux développements et des nouvelles caractéristiques des systèmes de base de données et de don en ligne.
  • Travailler en équipe pour se former mutuellement et assister ses collègues dans leurs tâches et responsabilités au sein du service.
  • Être globalement responsable de tous les systèmes de classement électroniques et papier du service.
  • Effectuer d’autres tâches lorsque demandé.
  • Rester au fait des meilleures pratiques en gestion de base de données et dans le secteur non lucratif.

Formation et expérience

  • Diplôme d'études postsecondaires dans un domaine pertinent.
  • Une certification Blackbaud de niveau professionnel serait un atout indéniable.
  • Trois à cinq années d'expérience dans la gestion d'une base de données complexe, préférablement en milieu éducatif ou dans le secteur non lucratif.
  • Connaissance fonctionnelle avancée de Raiser’s Edge de Blackbaud et de la suite Microsoft Office. Expérience de recherche avec plusieurs sources en ligne. Connaissance pratique des systèmes de don en ligne actuels. Aptitude à la gestion et à l’utilisation efficace de systèmes d’information.
  • Une expérience avancée et avérée du traitement de texte (Word), des tableurs électroniques (Excel), des présentations (PowerPoint) et de la messagerie électronique (Outlook) est nécessaire.
  • Doit faire preuve d’un niveau élevé de bilinguisme, avoir l’esprit d’équipe, savoir travailler indépendamment lorsque nécessaire et avoir d’excellentes aptitudes à communiquer à l’oral et à l’écrit.
  • Un engagement à maintenir la confidentialité et un niveau élevé de précision des données sur les donateurs est nécessaire.

Autres aptitudes/habiletés

  • Aptitude avérée à mettre au point des programmes ciblant les donateurs ayant un profil et des intérêts spécifiques.
  • Connaissance des lignes directrices de Revenu Canada concernant l’émission de reçus officiels aux fins d’impôts et l’admissibilité des dons, ainsi que des stratégies de collecte de dons majeurs et d’analyse statistique des campagnes.
  • Connaissance fonctionnelle des ententes de fonds de dotation, des héritages et des legs, ainsi que de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne la collecte de fonds professionnelle.
  • Excellentes aptitudes organisationnelles couplées à une capacité à prioriser et à faire plusieurs choses à la fois.
  • Souci de l’ordre et de la qualité; orientation client; pensée analytique; sens de l’urgence; travail d’équipe et coopération; planification et initiative.

Si ce poste vous intéresse, visitez notre site Web au et postulez en ligne au plus tard le 19 septembre 2016.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection. 

Cette annonce s’adresse aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada. L’Université Saint-Paul sollicite des demandes de toutes les personnes qualifiées, y compris les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les nations autochtones et les personnes handicapées.