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Coordinator, Philanthropy/Coordonnateur des programmes de fidélisation et de reconnaissance

Company: Children’s Hospital of Eastern Ontario (CHEO) Foundation
Date Posted: February 24, 2017

Position Type: Contract – Full Time (Maternity Leave)      

Contract Term: April 15, 2017 to April 30, 2018

Application Deadline: March 15, 2017

Location: Ottawa

Experience: 3 to 5 years’ experience in an administrative role

The CHEO Foundation’s mission is:  To further the physical, mental and social well-being of children and their families in Eastern Ontario and Western Quebec by raising, managing and disbursing funds.  

Position Summary:

The Coordinator will report directly to the VP of Philanthropy and Community Engagement and will serve as a key member of the CHEO Foundation team and more specifically the Major Gifts/Philanthropy Team.

This role is integral to the Major Gift team as it provides general administrative support, project management of gift processes and deployment of donor proposals.   

A high degree of direct support to the VP of Philanthropy and Community Engagement will be expected as well as some support to the President and CEO will be needed.

The successful candidate will also be responsible for a personal portfolio relevant to donor Stewardship and recognition. 

The Coordinator will be an ambassador of the CHEO Foundation, always representing CHEO in a professional, informed and passionate way

About you:  

You welcome the opportunity to work within a dynamic team that fully embraces a commitment of excellence to donors.  You are organized, creative and open to new challenges.

You are a whiz at Raiser’s Edge and can hit the ground running with your RE experience and grasp of best practices.

You take direction well and have the personal confidence to bring forward new ideas. Logistics and time management are some of your strong suits.  You are proficient working with Excel, Word and PowerPoint and are always ready to learn new technology.  

Your natural ability to connect the dots between donor conversations, fundraising priorities and timelines is one of your shining attributes.

In this influential role you are able to synchronize the Major Gift team, gracefully manage senior executives and keep projects moving at a fast pace.   You come armed with your sense of humor and talent every day.

Responsibilities:

Coordinator, Philanthropy Team Portfolio:

  • Coordinate the Philanthropy Team as required: project timelines, planning meetings, calendar requests etc.
  • Enter call reports and all required actions associated into Raiser’s Edge.
  • Track and maintain Major Gift donors and information; including monthly pledge reminders.
  • Customize and create templates for various documents such as proposals.
  • Provide briefing notes prior to donor meetings; requires use of research tools such as google, iWave and Raiser’s Edge.
  • Coordinate donor visits: confirming docs, room booking, catering and providing supportive documents.
  • Coordinate scheduling and all materials of the Major Gifts Committee and the Roger Neilson House Committee.
  • Manage the hospital’s funding requirements list with the Manager, Foundation and Volunteer Relations.
  • Provide data and financial reports from Raiser’s Edge as required in coordination with the Director Management Information Systems.
  • Update key hospital contacts as relevant by communicating with hospital stakeholders.

Stewardship & Recognition Portfolio:

  • Lead donor appreciation events for the CHEO Foundation and Roger Neilson House.
  • Lead a campaign dinner in spring 2017.
  • Lead private donor recognition events.
  • Lead other stewardship/cultivation events and activities like campaign celebrations, information sessions, round tables etc.
  • Implement the Donor Recognition Program.
  • Implement the Donor Recognition Policies document and deliverables and coordinate with key hospital and foundation stakeholders.
  • Manage donor impact reports; design, content customization and delivery and coordinate with key stakeholders for the written content.
  • Monitor gifts’ completion to flag them for recognition (naming opportunities) when appropriate.
  • Customize and draft various documents such as thank you letters.
  • Ensure that relationship managers are calling and meeting with their donors.
  • Implement stewardship practices.

Direct and Confidential Support to the VP

  • Provide confidential support to the CHEO Foundation VP, Philanthropy and Community Engagement as required.
  • Provide support to the Foundation President and CEO as per the direction of the VP.

Qualifications:

  • Three to five years working in an administrative position is essential.  
  • Experience working with Raiser’s Edge software is essential; candidates without RE experience will not be considered.
  • Proficient working with Word, Excel and PowerPoint is essential.
  • Project management skills are essential.
  • Strong organizational and multi-tasking skills and the ability to meet deadlines are required.
  • Excellent oral and written communication skills are essential.
  • Event management background or personal interest is an asset.
  • Experience at taking content from various sources and pulling them together in a cohesive letter or donor report is required.
  • Experience with any other programs such as Adobe, design software will be an asset.
  • Tact, discretion, good judgment, attention to detail and problem solving skills are also important for this position.
  • Ability to work independently and as part of a dynamic team.
  • Experience in the fundraising, not-for-profit, voluntary sectors is an asset.
  • Bilingualism is a strong asset.

Application Process and Deadline            

Please submit your résumé with a letter of interest to: apply@cheofoundation.com.

Deadline for application is March 15, 2017.  Thank you for your interest in this position. Only short-listed candidates will be contacted.


Type de poste : Contrat — temps plein (congé de maternité)

Durée du contrat : 15 avril 2017 au 30 avril 2018

Date limite pour postuler : 15 mars 2017

Emplacement : Ottawa

Expérience requise : de trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans un rôle administratif 

La mission de la Fondation du CHEO est d’améliorer le bien-être physique, mental et social des familles de l’est de l’Ontario et de l’ouest du Québec en amassant, en gérant et en déboursant des fonds.  

Sommaire du poste :

Le coordonnateur se rapportera directement à la Vice-présidente, Philanthropie et engagement communautaire et agira à titre de membre clé de l’équipe de la Fondation du CHEO, notamment de l’équipe des dons majeurs et de la philanthropie.

Ce rôle est intégral à l’équipe des dons majeurs en ce sens où le candidat offrira du soutien administratif général, fera la gestion de projet pour les processus de dons et déploiera les propositions aux donateurs.

Un haut niveau de soutien direct à la VP, Philanthropie et engagement communautaire ainsi qu’un certain soutien au Président directeur général seront requis.

Le candidat choisi sera aussi responsable de gérer un portfolio personnel de gérance et de reconnaissance des donateurs.

Le coordonnateur sera un ambassadeur de la Fondation du CHEO et représentera le CHEO de façon professionnelle, informée et passionnée.

Le candidat idéal :

Le candidat idéal apprécie l’occasion de travailler au sein d’une équipe dynamique passionnée par son dévouement à l’excellence pour les donateurs. Le candidat idéal est organisé, créatif et ouvert à relever de nouveaux défis.

Il connaît bien le logiciel Raiser’s Edge. Son expérience avec RE et sa connaissance des meilleures pratiques lui permettront de sauter dans le feu de l’action.

Il répond bien aux directives et est assez confiant pour partager de nouvelles idées. La logistique et la gestion du temps font partie de ses forces. Il possède des compétences de travail avec les logiciels Excel, Word et PowerPoint et il est toujours prêt à apprendre à travailler avec de nouvelles technologies.

Son habileté naturelle à établir des liens entre les conversations avec les donateurs, les priorités en matière de collecte de fonds et les échéanciers est une de ses qualités clés.

Dans le cadre de ce rôle porteur d’influence, vous êtes en mesure de synchroniser l’équipe des dons majeurs, de gérer les cadres supérieurs de façon gracieuse et d’assurer que les projets vont de l’avant rapidement. Votre sens de l’humour et votre talent vous distinguent.

Tâches principales :

En tant que Coordonnateur du portfolio de l’équipe de philanthropie, le candidat sera responsable :

  • De coordonner l’équipe de philanthropie comme nécessaire en établissant des échéanciers, en planifiant des réunions, en envoyant des demandes de rendez-vous et autres;
  • D’inscrire les rapports de rencontre ainsi que toutes les actions nécessaires dans le logiciel Raiser’s Edge;
  • De surveiller et d’assurer la mise à jour des donateurs majeurs et des renseignements incluant les rappels de dons mensuels;
  • De personnaliser et de créer des gabarits pour des documents variés comme des propositions;
  • De fournir des notes de breffage avant les réunions avec les donateurs. Ceci requiert l’utilisation d’outils de recherche tels que Google, iWave et Raiser’s Edge;
  • De coordonner les visites des donateurs, ce qui consiste à confirmer la présence des médecins, réserver des salles, commander les services de traiteur et apporter la documentation à l’appui;
  • De coordonner et d’établir un horaire pour tout le matériel du comité des dons majeurs ainsi que du comité de La maison Roger Neilson;
  • De gérer la liste de besoins de financement de l’hôpital en travaillant avec la Gestionnaire, Fondation et relations avec les bénévoles;
  • De fournir des données ainsi que des rapports financiers tirés de Raiser’s Edge au besoin avec l’aide de la Directrice des services d’information de gestion;
  • D’actualiser la liste de personnes-ressources de l’hôpital au besoin en effectuant la liaison avec les intervenants de l’hôpital.

En tant que Coordonnateur du portfolio de gérance et de reconnaissance, le candidat sera responsable :

  • D’organiser les événements d’appréciation pour les donateurs au nom de la Fondation du CHEO et de La maison Roger Neilson;
  • D’organiser un souper de campagne au printemps 2017;
  • D’organiser des événements privés de reconnaissance des donateurs;
  • D’organiser d’autres événements de gérance et de développement auprès des donateurs ainsi que des activités comme des célébrations de campagnes, des séances d’information, des tables rondes et autres;
  • D’assurer la mise en application du programme de reconnaissance des donateurs;
  • D’assurer la mise en application du document de politique de reconnaissance des donateurs et des livrables et de coordonner avec les intervenants clés de la Fondation et de l’hôpital;
  • De gérer les rapports de l’impact des donateurs : obtenir le contenu écrit des intervenants adéquats, faire le design et la personnalisation et assurer la distribution;
  • De surveiller l’atteinte des objectifs des dons pour la souligner et identifier des occasions de nommer les donateurs;
  • De rédiger des ébauches et de personnaliser des documents variés tels que des lettres de remerciement;
  • D’assurer que les gestionnaires des relations communiquent avec leurs donateurs et les rencontrent;
  • D’implémenter les meilleures pratiques en matière de gestion.

Soutien direct et confidentiel à la VP :

  • Le candidat choisi offrira du soutien confidentiel à la VP, Philanthropie et engagement communautaire de la Fondation du CHEO comme nécessaire;
  • Le candidat choisi fournira du soutien au Président directeur général de la Fondation selon les directives de la VP.

Compétences requises :

  • Une expérience obligatoire de trois à cinq ans au sein d’un poste administratif;  
  • Une expérience de travailler avec le logiciel Raiser’s Edge. Ceci est une compétence essentielle – les candidats qui n’ont jamais travaillé avec le logiciel RE ne seront pas pris en considération;
  • Des compétences de travail avec les logiciels Word, Excel et PowerPoint sont essentielles;
  • Des habiletés de gestion de projet sont essentielles;
  • Des habiletés organisationnelles, la capacité de gérer plusieurs tâches simultanées et la capacité de respecter des échéances sont requises;
  • D’excellentes compétences de communication orale et écrite sont essentielles;
  • De l’expérience en gestion d’événements ou un intérêt personnel serait un atout;
  • L’expérience d’extraire de l’information de plusieurs sources et de les rassembler en un seul rapport ou une seule lettre est requise;
  • L’expérience de travail avec un autre logiciel de design comme la suite Adobe serait un atout;
  • Il est très important de faire preuve de tact, de discrétion, de bon jugement, de souci du détail et de compétences de résolution de problèmes dans le cadre de ce poste;
  • Habileté de travailler de façon indépendante et au sein d’une équipe dynamique;
  • L’expérience dans le domaine de la collecte de fonds, des organismes à but non lucratif et du secteur du bénévolat serait un atout;
  • Le bilinguisme serait un atout très important.

Soumission de candidature et date d’échéance :

Veuillez soumettre votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation par courriel à l’adresse : apply@cheofoundation.com.

La date limite pour postuler est le 15 mars 2017. Merci de votre intérêt dans ce poste. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats choisis.