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Philanthropy Coordinator/Coordonnateur, philanthropie

Company: Children's Hospital of Eastern Ontario Foundation
Date Posted: July 6, 2017

Company: Children's Hospital of Eastern Ontario (CHEO) Foundation

Date Posted: July 6, 2017
Position Type: Permanent full-time, occasional weekends or evenings are required for events.
Application Deadline: July 21, 2017
Location: Ottawa
Experience:Three (3) to five (5) years of experience in an administrative role.
The CHEO Foundation's mission is: to further the physical, mental and social well-being of children and their families in Eastern Ontario and Western Quebec by raising, managing and disbursing funds for and to the Children's Hospital of Eastern Ontario, Roger Neilson House, the Ottawa Children's Treatment Centre (OCTC) and the CHEO Research Institute.
Position Summary:
Reporting to the Director of Philanthropy, the Philanthropy Coordinator will assist with fundraising activities and provide administrative assistance to the Foundation. The successful candidate will play a key role in the development and execution of a major CHEO/OCTC annual event. The Coordinator will help maintain contact with stakeholders, assist in the cultivation of donors and support and attend other Foundation events throughout the year.
Duties will be divided between:
-  Supporting key events (40%).
- Data input using Raiser's Edge (25%).
- Maintaining a stewardship role for a significant portfolio (35%).
While the successful candidate will report directly to the Director of Philanthropy, they will also provide support to the Director of Community Engagement and Annual Giving, the VP, Philanthropy and Community Engagement and the President and CEO when needed.
The Coordinator will be an ambassador of the CHEO Foundation, always representing CHEO in a professional, informed and passionate way.

About you:
You welcome the opportunity to work within a dynamic team that fully embraces a commitment of excellence to donors.  You are organized, creative and open to new challenges.
You are a whiz at Raiser's Edge (RE) and can hit the ground running with your RE experience and grasp of best practices.
You take direction well and have the personal confidence to bring forward new ideas.
Logistics and time management are some of your strong suits.  You are proficient working with Excel, Word and PowerPoint and are always ready to learn new technology.
Your natural ability to connect the dots between donor conversations, fundraising priorities and timelines is one of your shining attributes.
In this influential role, you are able to work in collaboration with the Philanthropy and Community Engagement team members, gracefully manage senior executives and keep projects moving at a fast pace. You come armed with your sense of humour and talent every day.
Responsibilities:
• Play a key role in the development and execution of at least one marquee event, the OCTC "For the Kids" Charitable Auction. Work closely with the Director to develop and deploy a volunteer structure and strategy for the future of this important event.
• Use RE to help manage the Event Portfolio (200+) through the different stages of engagement.
• Develop and maintain a sound working knowledge of the fundraising priorities.
• Assist with the preparation of meetings, including conducting research, drafting briefing notes and scheduling meetings with prospects, donors and volunteers.
• Ensure that management actions in RE are deployed through the account managers. Provide reports tracking revenue, potential revenue and proposal status.
• Help track, report and deploy cultivation and stewardship activities with events.
• Create proposals, Power Point presentations and reports to help solicit major donors.
• Build reports on the impact donors have with their fundraising.
• A short-term goal will be to transfer all event account information to RE to ensure current and accurate data is captured for all Foundation events. Play a critical role in maintaining the quality and integrity of this database.
• Over time, this role will not be limited to inward-facing activities but can evolve towards hands on account management, presentations to small/medium groups, proposal development.
Qualifications:
• Three to five years working in an administrative position is essential.
• Experience working with Raiser's Edge software is essential; candidates without RE experience will not be considered.
• Proficient working with Word, Excel and PowerPoint is essential.
• Project management skills are essential.
• Strong organizational and multi-tasking skills and the ability to meet deadlines are required.
• Must have a keen eye for details when updating data, the ability to synthesize information from various sources, and work in a dynamic professional environment.
• Superior communication skills in English and French are essential.
• Event management background or a personal interest in events is an asset.
• Experience with any design software such as Adobe will be an asset.
• Ability to deal with the public and stakeholders.
• Tact, discretion, good judgement, attention to detail and problem-solving skills are also important for this position.
• Ability to work independently and as part of a dynamic team.
• Experience in the fundraising, not-for-profit, voluntary sectors is an asset.
• Occasional evening and weekend work will be necessary.
Application Process and Deadline
Please submit your resume with a letter of interest to: apply@cheofoundation.com.
The deadline for applications is July 21, 2017.  Thank you for your interest in this position. Only shortlisted candidates will be contacted. 

Organisme : Fondation du Centre hospitalier pour enfants de l'est de l'Ontario (CHEO)

Date d'affiche : 5 juillet 2017

Type de poste : Permanent à temps plein. Le candidat doit être disponible pour travailler les fins de semaine et en soirée lors d'événements.

Date limite pour postuler : 21 juillet 2017

Emplacement : Ottawa

Expérience requise : de trois (3) à cinq (5) ans d'expérience dans un rôle administratif

La mission de la Fondation du CHEO est d'améliorer le bien-être physique, mental et social des enfants et des familles de l'est de l'Ontario et de l'ouest du Québec en amassant, en gérant et en déboursant des fonds pour et au Centre hospitalier pour enfants de l'est de l'Ontario, à La maison Roger Neilson, au Centre de traitement pour enfants d'Ottawa (CTEO) et à l'Institut de recherche du CHEO.

Sommaire du poste :

Relevant de la directrice de la philanthropie, le coordonnateur appuiera les efforts de collecte de fonds et assurera un soutien administratif au sein de l'équipe. Le titulaire du poste jouera un rôle clé dans l'élaboration et la mise en œuvre d'un événement caritatif d'envergure du CHEO/CTEO. Le coordonnateur entretiendra une bonne relation avec les intervenants et participera aux efforts de cultivation avec les donateurs. Au-delà de son implication au sein de cet événement, le titulaire apportera son appui et participera à d'autres événements de la Fondation tout au long de l'année.

Les tâches seront partagées comme suit :

40 % du temps sera alloué aux événements;

25 % à l'entrée de données dans la base de données Raiser's Edge;

35 % du temps consacré au maintien des relations avec un important bassin de donateurs.

Le candidat choisi se rapportera directement à la directrice de la philanthropie, mais offrira aussi un certain soutien à la directrice de l'engagement communautaire et des dons annuels, à la vice-présidente, philanthropie et engagement communautaire ainsi qu'au Président-directeur général.

Le coordonnateur sera un ambassadeur de la Fondation du CHEO et représentera le CHEO de façon professionnelle, informée et passionnée en tout temps.

Le candidat idéal :

Le candidat idéal apprécie l'occasion de travailler au sein d'une équipe dynamique passionnée par son dévouement à l'excellence pour les donateurs. Le candidat idéal est organisé, créatif et ouvert à relever de nouveaux défis.

Il connaît bien le logiciel Raiser's Edge (RE). Son expérience avec RE et sa connaissance des meilleures pratiques lui permettront de sauter dans le feu de l'action.

Il répond bien aux directives et est assez confiant pour partager de nouvelles idées.

La logistique et la gestion du temps font partie de ses forces. Il possède des compétences de travail avec les logiciels Excel, Word et PowerPoint et il est toujours prêt à apprendre à travailler avec de nouvelles technologies.

Son habileté naturelle à établir des liens entre les conversations avec les donateurs, les priorités en matière de collecte de fonds et les échéanciers est une de ses qualités clés.

Dans le cadre de ce rôle porteur d'influence, vous êtes en mesure de travailler en collaboration avec l'équipe de la philanthropie et de l'engagement communautaire, de gérer les cadres supérieurs de façon gracieuse et d'assurer que les projets vont de l'avant rapidement. Votre sens de l'humour et votre talent vous distinguent.

Tâches principales :

Jouer un rôle clé dans l'élaboration et l'exécution d'au moins un événement d'envergure, l'Encan de bienfaisance « Pour les enfants » du CTEO. Travailler en étroite collaboration avec la directrice afin de créer et déployer une structure et une stratégie de bénévolat pour l'avenir de cet important événement.

Utiliser le RE afin d'aider à la gestion d'un portefeuille d'événements (200+) en ce qui touche aux différentes étapes de la planification.

Accroître et maintenir une solide connaissance pratique des priorités en matière de collecte de fonds.

Aider à la préparation de réunions, y compris la recherche, la rédaction de notes d'information et la planification des rencontres avec les donateurs potentiels, les donateurs et les bénévoles.

Gérer l'entrée d'actions et de rappels automatisés dans le RE pour les gestionnaires attitrés aux différents donateurs. Produire des rapports mesurant le progrès des activités de collectes de fonds incluant les revenus, les revenus potentiels et le statut des demandes.

Garder un registre à jour des activités de cultivation et de reconnaissance et des suivis touchant le portefeuille des événements.

Créer des propositions, des présentations Power Point et des rapports visant à solliciter des donateurs majeurs ainsi que des rapports sur l'impact des dons des donateurs.

Établir des rapports sur l'impact de la collecte de fonds des donateurs.

À court terme, un des objectifs sera de transférer tous les renseignements des comptes d'événements dans le RE pour assurer que toutes les informations actuelles et exactes sont enregistrées pour tous les événements de la Fondation, jouant ainsi un rôle d'importance capitale pour l'entretien de la qualité et de l'intégrité de cette base de données.

Contribuer au maintien de la qualité et de l'intégrité des renseignements contenus dans la base de données.

Au fil du temps, ce rôle ne se limitera pas aux activités à l'interne et pourrait devenir axé sur la gestion des comptes, à des présentations à des petits et moyens groupes et à la rédaction des propositions.

Compétences requises :

Une expérience obligatoire de trois (3) à cinq (5) ans au sein d'un poste administratif.

De l'expérience avec le logiciel Raiser's Edge. Ceci est une compétence essentielle – les candidats qui n'ont jamais travaillé avec le logiciel RE ne seront pas pris en considération.

Des compétences de travail avec les logiciels Word, Excel et PowerPoint sont essentielles.

Des habiletés de gestion de projet sont essentielles.

Des habiletés organisationnelles, la capacité de gérer plusieurs tâches simultanées et la capacité de respecter des échéances sont requises.

Doit porter une attention particulière aux détails; doit avoir la capacité d'analyser des informations provenant de diverses sources et de travailler dans un environnement professionnel dynamique.

D'excellentes compétences de communication orale et écrite en anglais et en français sont essentielles.

De l'expérience en gestion d'événements ou un intérêt personnel en matière d'événements seraient un atout.

L'expérience de travail avec un logiciel de conception comme la suite Adobe serait un atout.

Capacité d'interagir avec le public et les intervenants.

Il est très important de faire preuve de tact, de discrétion, de bon jugement, de souci du détail et de compétences de résolution de problèmes dans le cadre de ce poste.

Habileté à travailler de façon indépendante et au sein d'une équipe dynamique.

L'expérience dans le domaine de la collecte de fonds, des organismes à but non lucratif et du secteur du bénévolat serait un atout.

Il sera nécessaire d'être occasionnellement disponible pour travailler en soirée et la fin de semaine.

Soumission de candidature et date d'échéance :

Veuillez soumettre votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre de présentation par courriel à l'adresse : apply@cheofoundation.com.

La date limite pour postuler est le 21 juillet 2017. Merci de votre intérêt dans ce poste. Nous ne communiquerons qu'avec les candidats choisis.